Las claves para gestionar con éxito proyectos de Transformación Digital en las empresas

¿Estás pensando en llevar a cabo un Proyecto de Transformación Digital dentro de tu organización?

¿Estás en pleno proceso de definición o lanzamiento de nuevos servicios… diferentes a los que tu organización estaba acostumbrada?

Si es así, me gustaría compartir contigo varios aspectos que vas a tener que tener muy en cuenta y que estoy seguro de que te van a ayudar.

1. Involucra a la Alta Dirección

Para mí el aspecto más importante de todos, el proyecto tiene que ser siempre un proyecto de la Dirección.

Exige el COMPROMISO y APOYO de toda la Dirección

Tienes que recordar que por mucha ilusión que le pongas y por muchas ganas que tengáis tú y tu equipo este NO ES VUESTRO proyecto, este tiene que ser un proyecto de TODOS y para eso hay que empezar exigiendo el COMPROMISO y APOYO de toda la Dirección (y además habrá que recordárselo con cierta frecuencia ;-)

...y esto lo digo porque vendrán las dificultades y siempre será muy tentador volver a hacer lo que hacíamos SIEMPRE porque funciona... y lo nuevo... lo nuevo quién sabe....

2. Establecer responsables

¡FUNDAMENTAL! como ya hemos dejado claro, que este es un proyecto de TODOS, es muy importante establecer responsables.

En este sentido será muy bueno "perder" tiempo y tantear:

Todos los cafés, pasilleos y visitas a despachos vendrán muy bien para ir buscando aliados.

• ¿Qué personas son a las que más les ilusiona el proyecto?
• ¿Cuáles lo ven como una oportunidad de hacer cosas nuevas y retadoras?
• ¿Quiénes son los que están dispuestos a hacer ese esfuerzo extra? ...para seguir llevando a cabo la operación del día y a día, y además cargarse con la responsabilidad extra del nuevo proyecto.
• ...y también habrá que identificar quienes son los que no están dispuestos a colaborar (inicialmente) para ganárselos ;-)

3. Fija objetivos

Fija objetivos claros teniendo en cuenta sus componentes SMART (claros, medibles, con un horizonte temporal, etc) e intenta por todos los medios ganarte a todos los actores que formen parte de él, ya verás que aunque sea un proyecto de la dirección habrá que convencer, hacer partícipe e ilusionar al resto de la organización.

Haz partícipe de los objetivos e ILUSIONA con éstos a toda la organización

Habrá un componente de novedad y riesgo, que el nuevo servicio llevará implícito y que te va a obligar a fijar objetivos, más cualitativos a largo plazo y donde el componente cuantitativo de: beneficio, rentabilidad, y retorno, quedarán (por ahora) en un segundo plano.

Con todo esto es importante que cada responsable de departamento tenga claro:

• ¿Cuál es su función en el proyecto?
• ¿Qué se espera de él?
• ¿Qué responsabilidad tiene?
• ¿Cuáles son sus compromisos suyo y de su equipo?
• ¿Cómo le vamos a dar seguimiento?
• ¿Qué tiempo tendrá que dedicar de su día a día al nuevo proyecto?

...y FUNDAMENTAL estos objetivos se deben incluir en la herramienta que tengamos de seguimiento (Plan de Incentivos, Evaluación del Desempeño, etc.) tanto a nivel Individual, como a nivel de Departamento y Organización.

4. Crea Equipo

Lanzar servicios nuevos implica un cambio y todos los cambios siempre cuestan.

Ademas si tu organización viene de años de inercia donde están acostumbrados a hacer lo de siempre... porque lo de siempre es lo que funciona… habrá que crear en la organización un sentimiento de ilusión y proyecto, por el que TODOS tienen que empujar y para ello es fundamental CREAR EQUIPO.

Habrá que crear en la organización un sentimiento de ilusión y proyecto de TODOS

Mi recomendación en este sentido es pedir el compromiso de todas las áreas y departamentos, para que asignen tiempo y personas (al menos 1) y crear un equipo interdepartamental que involucre a toda la organización (legal, marketing & ventas, tecnología, operaciones, etc.)

5. Busca un espacio común de trabajo

Además para materializar este compromiso funciona muy bien tener un espacio físico dentro de la oficina donde todas las personas involucradas al nuevo proyecto trabajemos juntas y hagamos equipo.

También es fundamental diseñar un espacio "virtual" de colaboración, trabajo en equipo y seguimiento (y el mail ya te voy adelantando que no va a servir).

Contar con una herramienta de comunicación entre todos los integrantes del equipo (internos y externos), socios (proveedores, agencias de comunicación) y resto de la organización como Slack o Bitrix es crítico.

6. Seguimiento periódico

El seguimiento es fundamental, no solo para saber dónde estamos, cómo vamos y hacia dónde vamos con el proyecto, sino que además es una herramienta buenísima para mantener el compromiso e ilusionar a todos los responsables dentro de la organización.

Este seguimiento tiene que ser constante, y aunque me pese decirlo, te vas a dar cuenta que no te va a quedar otra que sentarte y reunirte una y otra vez con todos y cada uno de los miembros del proyecto recordando:

1. ¿Dónde estamos? Situación del proyecto.
2. ¿Cómo nos ha ido la semana anterior? Revisión del trabajo realizado.
3. ¿Nos hemos encontrado con algún problema, impedimento o barrera? ¿Cómo lo podemos resolver? Gestionar las incidencias.
4. ¿Qué vamos a hacer en la siguiente?. Planificar y anticiparnos a las posibles incidencias, fijar tareas, responsables, fechas límite, etc.

Lo más divertido es que si lo queremos hacer bien te vas a dar cuenta de que una gran parte de tu tiempo va a ser reunirte y actuar de facilitador, y reunirte otra vez, actuar de facilitador y reunirte otra vez... ;-)

Te pongo de ejemplo de calendario de reuniones:

1. Semanales: Reuniones de Equipo
2. Quincenales:Reuniones con Socios (partners, colaboradores, proveedores externos)
3. Mensuales:Reuniones con Responsable de Departamento.
4. Reuniones con Alta Dirección.

En este sentido es fundamental utilizar herramientas de seguimiento colaborativo web y móvil como: Asana, o Teamwork que permiten ver a todos los miembros del equipo:

1. Dónde estamos
2. Tareas asignadas y responsables y dependencias.
3. Próximos hitos
4. Documentación del proyecto

También ayuda mucho contar con un dashboard o tablero de mando como Geckobard en el que todos veamos las principales métricas del proyecto y celebremos nuestros avances. Invertir en una buena pantalla que actúe de dashboard de seguimiento puede ayudar mucho!

7. Comunica, comunica y comunica y vuelve a comunicar...

A estas alturas ya te habrás dado cuenta de que tu proyecto de transformación digital o de lanzamiento de nuevos servicios, no es un proyecto de "tecnología" no es un proyecto de "digitalización" y tampoco es un proyecto de "puesta al día".... es un proyecto de PERSONAS.

¿Cómo de personas? sí como lo oyes: de personas. La pieza clave y fundamental de todo esto son LAS PERSONAS.

Así que prepárate vas a tener que hablar, hablar, y hablar. Explicar una y otra vez tu proyecto, ilusionar y hacer vibrar a las personas a tu alrededor, y para todo esto es fundamental COMUNICAR.

Asi que es fundamental preparar entre todos (Comunicación, Relaciones Públicas, Marketing, Recursos Humanos y Community Manager) un Plan de Comunicación y transmitir el proyecto a:

1. Toda la organización y actores relevantes como Sindicatos y Comité de Empresa.
2. Socios, Colaboradores, Partners.
3. Mercado, Instituciones y Sector.
4. Clientes, ciudadanos y empresas.

Además habrá que preparar todo el material de apoyo, que ya verás que no es poco como:

• Modelo de identidad y marca del nuevo servicio, materiales de apoyo, presentaciones, etc.
• Definir los mensajes a comunicar a empleados, responsables, clientes, socios, redes sociales, etc.
• Espacio en la web corporativa y en la intranet
• Modelo de comunicación (newsletter/blog) interna hacia empleados y externa hacia clientes y socios informando avance y logros en el proyecto.
• Presentaciones en eventos y foros

En conclusión:

Llevar a cabo el lanzamiento de un proyecto nuevo es un reto apasionante.

Es verdad que habrá momentos difíciles e incomprensiones, pero también es verdad que formar parte de algo nuevo y retador para la organización y para la sociedad puede llegar a ser un incentivo tremendo.

Además (y para mí lo más importante) volver a ilusionar e involucrar, crear equipo, motivar e incentivar de nuevo a las personas y a la organización en su conjunto, es una tarea y una satisfacción que te podrás llevar a casa todos los días.

...una  satisfacción que te podrás llevar a casa todos los días.

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