Cómo escoger el mejor ERP para su empresa

Hay inversiones que generan eficiencia, y un programa de gestión es una de ellas. Elegir el que mejor se ajusta a su empresa, no obstante, no es tarea fácil. Descubra cómo acertar.

Cuentan que los ERP nacieron al menos seis décadas atrás, en la Prehistoria de la informática, como un invento militar. A finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejército de EEUU necesitaba herramientas con las que gestionar sus tareas logísticas y de producción, y desarrolló un programa, básico y lento, teniendo en cuenta las limitaciones tecnológicas de la época. Por aquel entonces, los ordenadores no eran un producto comercial, pero esto empezó a cambiar a partir de la década de 1960.

Sin embargo, se calcula que el primer ERP propiamente dicho llegó al mercado en 1985, hace ahora 30 años. Las siglas ERP hacen referencia a enterprise resource planning. Se trata de un programa informático que reúne y es capaz de presentar informes a partir de los principales datos de una compañía: la contabilidad, la producción, la logística, el inventario, etcétera. Van por lo tanto un paso más allá de aplicaciones como el popular software de contabilidad Contaplus, de la empresa británica Sage, que precisamente este año cumple también su 30 aniversario.

"En estos treinta años, se ha producido una doble evolución: la tecnológica y la funcional. Me refiero a que las empresas quieren ser cada vez más productivas en sus procesos, porque ahora compiten en un mundo global", comenta Isabel Busto, directora general adjunta de Grupo i68. Para eso, lo que hace la mayoría de proveedores del mercado es ofrecer módulos que puedes ir añadiendo sobre la plataforma base y agregando así nuevas funcionalidades.

Para que un ERP aporte una ventaja diferencial a una compañía, ésta ha de tener un cierto tamaño o, al menos, una cierta complejidad en sus operaciones. "Los ERP tienen mala fama porque muchas empresas implantaban uno demasiado complicado, con demasiadas funcionalidades, y al final acababa por infrautilizarse, o por no usarse en absoluto", comenta Busto. Esta compañía cuenta con un ERP generalista dirigido a pymes y está especializada además en programas específicos para determinados sectores como la automoción, la distribución y la gestión de proyectos.

Quién es quién

El mundo del software de gestión es muy extenso, y no resulta fácil saber escoger la mejor herramienta. Sage, Unit4 y Solmicro abarcan aproximadamente el 40% del mercado de pymes en España. El 60% restante lo ocupan fabricantes, como i68, Aytos, a3software o Exact, especializados en sectores o nichos. Grandes firmas como SAP y Microsoft Dynamics cuentan también con soluciones dirigidas a pymes, entendiendo como tal a empresas de mediano tamaño.

Cloud computing

Una de las grandes tendencias del momento es el cloud computing, que en la práctica significa que no necesitas comprar un servidor ni una licencia, sino que simplemente pagas periódicamente un alquiler por el software que se use. No a todos les convence esta opción, sobre todo por motivos de privacidad y seguridad. La realidad es que, si el proveedor es de confianza, el nivel de seguridad es superior al que se tendría gestionándolo internamente.

Antes de tomar una decisión, recuerde: lo barato a veces sale caro

Claves para elegir un programa de gestión empresarial

• Busque un proveedor serio. Déjese orientar por el sentido común, por los años de experiencia que tenga la compañía, por su red de partners y no se deje seducir por una oferta excesivamente buena.

• Tenga prevista una posible marcha atrás. Si el negocio da un giro de 360 grados y de repente necesita un software diferente, si el proveedor quiebra y desaparece..., asegúrese de que puede salir del paso.

• Un ERP debe ser interoperable con las demás tecnologías de la información de una compañía. De este modo todo estará integrado, el programa será más efectivo y no existirán islas de información.

• Olvídese de la distinción entre software de código abierto (libre) y de licencia. Se debe calcular el coste a medio plazo, incluyendo gastos de mantenimiento o el desarrollo ad hoc.

• Las aplicaciones bajo una modalidad cloud ofrecen una ventaja fundamental: no requieren una inversión inicial. El pago se efectúa normalmente en cuotas mensuales o anuales por usuario.

• Una pyme puede hoy necesitar un software muy básico, y a medida que crece, uno más avanzado. Muchos ERP pecan de ofrecer demasiadas funcionalidades. Un programa escalable evitaría este problema.

Fuente. Expansión

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