ERPs: Definición, características, criterios de selección, ranking de los mejores...

¿Qué es un ERP?

Los sistemas ERP, Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), integran y gestiona los procesos empresariales de una organización empresarial, permitiendo la gestión y el control integral de todas las áreas de una empresa, y por tanto de toda la información corporativa.

Un sistema ERP está compuesto por una serie de módulos (contabilidad, facturación, logística, RRHH, finanzas, producción, CRM, etc), que permitirán la gestión de cada una de las áreas de la organización empresarial. Ahora bien, lo que diferencia a un ERP de un programa específico de gestión empresarial, es que todos estos módulos están entrelazados, integrados y comparten la misma información.

La importancia del impacto que el ERP va a tener en los procesos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, de tiempo y de esfuerzo, conllevan que el proceso de selección de la nueva herramienta sea un tema delicado y de gran importancia.

El éxito de la implantación de un ERP implica un cambio cultural y una transformación y redefinición de los procedimientos de la organización, y se apoya en tres aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas.

Características de un ERP

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

• Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todas las áreas de una organización se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. 

• Modulares. Los ERP entienden que una organización es un conjunto de áreas que se encuentran interrelacionadas por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo:  contabilidad, facturación, logística, RRHH, finanzas, producción, CRM, etc .

• Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada organización. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La  adaptación (parametrización) es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

• Base de datos centralizada.
• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones y procesos de la organización.
• En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
• Es posible que los implantadores tengan que modificar alguno de sus procesos de la organización para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.
• Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa que es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
• La tendencia actual es la de ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas organizaciones. Es lo que se denominan soluciones sectoriales o verticales, especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector.

Criterios de selección

Para elegir el sistemas ERP que más se adapta a nuestra organización empresarial debemos tener en cuenta varios factores como son el tamaño de la empresa, el sector empresarial al que pertenece y sobre todo las necesidades de gestión.

Es importante tener en cuenta que el coste de la implantación dependerá del grado de adaptación (parametrización) del ERP a los procesos y procedimientos empresariales. Es decir, cuanto mayor sea la adaptación de los procesos empresariales a la funcionalidad estándar del ERP más rápida y barata será la implantación.

Por norma general recomendamos elegir soluciones verticales, es decir ERPs que tenga fuerte implantación y experiencia en organizaciones del mismo sector. En definitiva, se trata de elegir una solución lo más sectorizada posible. Esto por lo general implica una adaptación más rápida y por lo tanto menos costosa.

Por otro lado, además de los costes de implantación y adaptación, debemos debemos tener en cuenta los costes de explotación, es decir los costes mantenimiento y de licencias. 

En general los costes de mantenimiento anuales suelen rondar el 10-30% del coste de las licencias.

Aspectos funcionales a tener en cuenta en la selección

Bajo esta categoría se agrupan todos los criterios a evaluar que se encuentran ligados a las funciones que debe cumplir el sistema a implantar, así como los procesos que debe contemplar. Constituyen los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un ERP, y son:

• Áreas soportadas: Comprobar que el ERP da soporte a todas las áreas de la empresa que lo requieran. Se deben valorar los diferentes módulos que se deben implantar.
• Adaptabilidad y flexibilidad: Evaluar hasta qué punto las necesidades de la empresa vienen comprendidas en el estándar, y qué partes se deben desarrollar fuera de este estándar, si esto es posible.
• Facilidad de uso: Es importante que el ERP sea fácil de utilizar para los empleados de la empresa, ya que si no lo es, se corre el riesgo de que la dificultad de uso conlleve que se acabe no utilizando.
• Esquematización de la estructura de la empresa: El sistema debe disponer de unas estructuras de datos flexibles, con el fin de poder adaptarlas a la estructura organizativa de la empresa.
• Facilidad de parametrización: Evaluar hasta qué punto la incorporación de un cambio es fácil de llevar a cabo.
• Interacción con otros sistemas: Facilidad para la comunicación con otros sistemas.
• Facilidad en la elaboración de informes: Evaluar si la aplicación dispone de herramientas que le permitan al usuario editar sus propios informes en base a sus necesidades.
• Seguridad: Posibilidad de definir perfiles de usuario por transacciones y objetos de datos.

¿Por qué suelen fracasar algunas implantaciones de ERPs?  

Las causas más comunes que provocan el fracaso de la implantación de un ERP son:

• Implantar un ERP no adecuado a las necesidades de la organización
• Un mal desarrollo y mantenimiento del ERP. Los ERPs deben actualizarse para adaptarlos a los cambios que se produzcan en las organizaciones.
• ERPs infrautilizados. El ERP implantado es demasiado complejo e incorpora muchas funciones no necesarias, lo que implica que su utilización sea mucho más complicada.
• No implicación del personas de la organización. Una vez implantado el ERP, los procesos de trabajo se deben realizar de manera distinta, lo que provoca cambios en la manera de trabajar de los personas de la organización.  

ERPs existentes en el mercado

Hoy en día en el mercado existen una gran variedad de sistemas ERP, tanto de fabricantes nacionales como internacionales.

Existen dos tipos de ERPs claramente diferenciables según su naturaleza, los sistemas propietarios y los sistemas independientes del propietario. En el caso de los primeros tanto la implantación y la adaptación lo realizan en exclusiva el fabricante del ERP, en los segundos estás tareas las pueden realizar cualquier partner del fabricante.

Vamos a clasificar los ERPs que existen en el mercado según el tamaño de la empresa y el volumen de negocio.

- ERPs de primer nivel.

Orientados a grandes organizaciones con más de 100 usuarios. Se trata de ERPs muy caros, complejos y complicados de implantar.

SAP R/3, Oracle, Oracle Peoplesoft, Oracle eBusiness Suite, Oracle JD Edwards, Microsoft Navision...

- ERPs de segundo nivel.

Orientados a PYMES. Son más baratos y más fáciles de implementar, además suelen disponer de soluciones sectorizadas.

            - Sistemas independientes del propietario.

            SAP Business One, Microsoft Navisión, Microsoft Axapta, Excat Sinergy, Epicor...

            - Sistemas propietarios

            Sage, Solmicro Xpertis, Ibermatica RPS, Izaro (I68), Spyro (CTI Soft), Ekon (Unit 4)...

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